Kom igång med kassasystem


Vilket kassasystem ska jag välja till min butik?

Är det äntligen dags att starta upp den där butiken du länge drömt om?

Då har du säkert redan läst mängder av starta eget guider och andra tips och förslag på nätet. Då vet du redan hur viktigt det är med en bra affärsplan, att får ordning på budgeten och undersöka vilken konkurrens och leverantörer som finns. Det känns säkert som att det finns hur mycket olika lagar och regler som helst att känna till.

I den här guiden ska vi inte gå igenom allt det där igen, utan vi ska istället fokusera på ditt kassassytem så du kan på ett enkelt sätt förstå vad du behöver och hur mycket det kommer kosta. Du vet väl att det är lag på att alla som säljer i Sverige ska använda ett godkänt kassasystem?

Vad säger kassalagen?

Vi börjar med vad lagen säger. Det är viktigt att känna till vilka krav som ställs på dig som företagare men även vad som krävs av ditt kassasystem så att du kan vara säker på att du väljer ett som är godkänt. Tänk på att även annan utrustning som kvittoskrivare, kassalåda och kortterminaler måste vara godkända. Det betyder att det inte är säkert att alla kvittoskrivare är godkända att använda med alla kassasystem, så var noga med att kolla detta innan du köper dyr utrustning!

Den första januari 2010 tillkom kassalagen (2009:1) i Sverige och den delas upp i två delar som berör dig som användare. En del avser vad programmet ska uppfylla för funktionalitet och det här beskrivs i Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister (2014:9). Dessa föreskrifter kan du använda för att alltid se till så att ditt kassasystem uppfyller kraven.

Den andra delen, som berör ditt dagliga arbete, finns be beskriven i Skatteverkets föreskrifter om användning av kassaregister (2014:10). Det är mycket viktigt att du som näringsidkare är medveten om vilka krav som ställs på dig som användare av ett kassasystem.

Du måste anmäla både kassasystem och kontrollenhet till Skatteverket senast 2 veckor efter din första försäljning. Detta gör du enklast med e-legitimation på på Skatteverkets webbsida. Du kan läsa mer i vår guide här.
 

Vad är en kontrollenhet och varför behöver jag en?

En kontrollenhet för Svenska Skatteverket (2016:1), eller en så kallad "svartlåda" kopplas till ditt kassasystem och sparar information om nästan allt du gör i kassan. Vid en kontroll från Skatteverket kan de komma att begära information både från kassasystemets loggar och kontrollenheten. Det är därför viktigt att du alltid har en godkänd och fungerade kontrollenhet till din kassa.

Det finns många olika typer av kontrollenheter men alla kontrollenheter är inte godkända att använda med alla kassasystem. Det därför viktigt att redan nu veta vilket kassasystem du ska använda så att du kan köpa rätt kontrollenhet.

Kontrollenheten kan du köpa kontant och koppla direkt till din kassadator eller i vissa fall hyra genom ditt kassasystem för säker lagring. 

Vad ska jag tänka på när jag ska välja kassasystem?

Det är mycket man måste tänka på när det väl är dags att välja kassasystem. Det måste inte bara uppfylla Skatteverkets krav utan även dina egna för din verksamhet.

Nedan följer en liten lista på saker du bör tänka på innan du väljer kassasystem. Eftersom alla verksamheter har olika krav är det nästan omöjligt att få med allt så det kan vara bra om du själv skriver ner vilka krav du har. Men du kan använda detta som en checklista på några saker som kan vara värt att fundera över.

  • Det viktigaste är att kassasystem är godkänt av Skatteverket. De ska ha skickat in en tillverkardeklaration till Skatteverket och finns med på deras tillverkarlista. Deras lista uppdateras hela tiden så det är viktigt att alltid kolla så kassasystemet finns med på listan med rätt version. Titta igenom listan så hittar du exempelvis JobOffice Kassa 2011 under "J".
  • Naturligtvis är det även viktigt att kassasystemet uppfyller dina krav. Här finns det mycket att tänka på. 
    • Behöver jag endast ett kassasystem eller vilka andra funktioner vill jag att den uppfyller? Om du exempelvis redan har ett bra affärssystem varför betala för ett dyrt kassasystem med liknade funktioner? Hitta istället ett som är enkelt och prisvärt system som kan arbeta tillsammans med affärssystem.
    • Vilka betalsätt kommer jag använda? Har den stöd för kort, magnetpresentkort och faktura? Har den även stöd för nyare betalsätt så som Swish och kontaktlös kortbetalning (NFC).
    • För snabbare och enklare hantering av bokföring, fakturering, lagerhantering, webshop och kassaförsäljning är det bra om alla dina system kan kommunicera med varandra på ett smidigt sätt. Titta på vilka tjänster du använder redan nu och vilka andra tjänster du kan använda dem tillsammans med. Exempelvis kanske du har affärssystemet från Visma SPCS, du fakturerar med Klarna, använder mobilbetalning med SEQR och Swish, har bankkonto hos Swedbank med Babs Paylink och använder JobOffice kassa som kassasystem. Systemen ska komplettera varandra och fokusera på vad de är bra på. Du vill ju inte betala för samma funktioner i flera olika system!
       
  • Vilken kortterminal ska jag använda? För att vara säker på att du kan lätta byta ut din kortterminal när ny funktionalitet tillkommer rekommenderar vi att du alltid hyr din terminal. Precis som mobiltelefoner så kommer det nya och modernare kortterminaler hela tiden. Och precis som en köpt mobiltelefon är en nästan helt värdelös utan avtal hos en operatör. Teckna ett hyravtal så får du ofta kortterminalen gratis!

En av de vanligaste kortterminalerna just nu är nog Yomani. Du känner säkert igen den från flera butiker du har handlat i. Känner du igen den så känner säkert många av dina kunder också igen den. Känner sig kunden bekväm med att använda kortterminalen kan de slutföra köpet snabbare och smidigare och även minimera fel.

Yomani levereras vanligtvis av BabsPaylink eller Verifone på hyr avtal. Men det finns även många andra kortterminaler att välja mellan från andra leverantörer så som Nets och Bambora.

Tänk även på att inte alla terminaler och avtal stöder alla typer av kort, exempelvis vill du kunna ta emot American Express behöver du ofta ta det som extra val.

Kolla vad ditt kassasystem stöder och kolla med bankerna innan du bestämmer dig.

  • Du måste ha en godkänd kvittoskrivare. Alla kunder har rätt att få ut ett kvitto när de handlar i kassan oavsett vilket betalsätt de använder. Även här finns det krav och regler på kvittoskrivaren och hur den ska fungera.

Alla kassasystem är inte godkända att använda alla modeller av kvittoskrivare. Den vanligaste typen av kvittoskrivare är termoskrivare som kan snabbt och billigt skriva ut många kvitton. Glöm inte att kolla priset på kvittorullar med!

 

Behöver du en kassalåda för kontanthantering eller en streckkodsläsare kolla så de fungerar med ditt kassasystem och kvittoskrivare. Tänk på att kassalådan måste uppfylla Skatteverkets krav!

Kvittoskrivare Star TSP143 .

  • All utrustning och kassasystem ska ju kopplas och installeras på en kassadator. Det finns hur mycket olika datorer att välja mellan och är man inte datorkunning är det inte alltid lätt att veta vad man ska välja. Fundera först på vad du behöver. Räcker det med en enkel dator du köper i din lokala elektronikbutik? Eller behöver du ofta flytta kassan och en laptop kanske fungerar bättre?

Kommer dina kunder se din kassa kanske du istället vill ha en snygg allt-i-ett butiksdator med en kunddisplay för kunden och pekskärm för enklare hantering i kassan.

Kolla först vilka systemkrav ditt kassasystem kommer att behöva och titta sedan på de datorer som uppfyller kraven.

 
  • Sist men inte minst är det viktigt att se över de pris och villkor som kassasystemet erbjuder. Nedan är en lista på saker som kan vara bra att se hur det hanteras.
    • Finns det någon startavgift och månadsavgift? Vissa kassasystem tar inte bara en hög månadsavgift för abonnemanget utan man måste även köpa systemet först.
       
    • Måste jag betala mycket konsulttid för att få kassan så som jag vill ha det? I vissa fall köper du endast ett "skal" och måste sedan betala för att få systemet konfigurerat till någon du kan och vill använda.
       
    • Vad finns det för bindningstider och uppsägningstider? Se upp för avtal där du binder upp dig i flera år med ett billigt introduktionspris som höjs rejält efter ett tag.
       
    • Vad ingår och vad måste jag betala extra för? Får du med allt du behöver om du betalar för ett grundabonnemang? Måste du köpa till flera extra funktioner eller ännu värre blir du "tvungen" att betala en hög kostnad för saker du inte ska använda?
       
    • Måste du betala extra för uppdateringar och ny funktionalitet? Köper du ett kassasystem för en större kostnad kontant köper du ofta endast den versionen. När nya versioner kommer kan det hända att du får köpa den nya versionen på nytt. Se till så uppdateringar och nyheter ingår i ditt abonnemang!
       
    • Kostar säkerhetskopiering extra? Skulle din dator gå sönder är det viktigt att se till så att du alltid kan återställa ditt företag. Därför är det viktigt att ditt kassasystem erbjuder säkerhetskopiering av ditt företag. Har de molnlagring så kan du känna dig säker även om din egna dator skulle bli stulen eller gå sönder och måste ersättas helt.
       
    • Vad får jag för hjälp och vad kostar det? Ingår någon support? Finns det telefonsupport eller endast e-post? Måste jag betala extra för varje minut jag pratar med någon? Det är svårt att vet hur mycket hjälp man kan komma att behöva innan. Men man vill inte fastna i en situation där man inte kan komma vidare för att supporten är för långsam eller för dyr.
 

Detta har endast varit en väldigt kort guide över några av alla saker du bör tänka på när du ska igång med din nya kassa. Det finns mycket mer som du själv måste komma på som är väldigt unikt just för hur du vill ha det.

Behöver du hjälp med att välja utrustning eller har några andra funderingar är du alltid välkommen att kontakta vår kundtjänst. Du kan även hitta mer information på vår support sida eller vår webbshop.

Lycka till med din nya verksamhet!