Integration med NAV


Integrera JobOffice Kassasystem med Microsoft Dynamics NAV

Vår mest kompetenta integration!

Med en integration mellan JobOffice Kassa och Microsoft Dynamics NAV får du marknadens modernaste och mest lättanvända kassasystem.

Programvaran JobOffice och kommunikationen till NAV är byggd med samma teknologi som NAV vilket ger dig en stabil plattform.

 

Integrationen

Med integrationen medföljer programvaran JobOffice Sync Center som sköter kommunikationen mellan systemen.

  • JobOffice Sync Center kommunicerar med NAV enligt den schemaläggning du anger i inställningarna.
     
  • Alla artiklar, produktgrupper och priser hämtas per automatik där du själv anger hur dina priser i kassan skall presenteras. Säljer du i NAV med exkl moms priser på artiklarna är det inga problem, kassan räknar ut momsen och avrundar dina priser i kassan uppåt till närmaste krona. Har du olika prislistor i NAV kan dessa självklart användas istället för priserna på artikelkorten i NAV och hämtas då utifrån den kunds prislista som du har som kontantkund.
     
  • För streckkoder väljer du om tvärreferenser eller identifierare beroende på vilken licens du har av NAV. När kassören läser av en streckkod i kassan söker kassan bland streckkoderna men också efter artikelnumret som en del av våra kunder använder som streckkod.
     
  • Alla kassakvitton redovisas som försäljningsfakturor i NAV och konteras till noll med de betalsätt som används på kvittot. Du väljer i Sync Centers inställningar om du vill att dessa fakturor bokförs per automatik eller om du bokför dessa fakturor en och en eller via batch i NAV. Kvittonumren från kassakvittona anges som externt dokumentnummer på dina försäljningsfakturor så du kan söka efter ett specifikt kvitto i NAV.
     
  • Alla kunder hämtas per automatik så att du kan se och arbeta med dem i kassan. Ändras en kunds uppgifter i kassan så uppdateras NAV i realtid.

kassan

Du kan lägga upp nya kunder eller ändra befintliga kunder i kassan och dessa uppdateras i realtid i NAV med den enkla information som finns i kassan så som namn, adress, telefonnummer mm.

På kundbilden kan du hämta en öppen försäljningsorder (se bild på första sidan), sälja mer och ta betalt kontant, kort eller presentkort i kassan och en försäljningsfaktura på den aktuella kunden skapas som konteras mot de aktuella betalsätten. Du kan också låta ordern gå tillbaka till NAV som en ny försäljningsorder på samma eller en annan kund.

När du väljer att skapa en försäljningsorder i kassan kan du välja att leverera varorna direkt mot följesedel i kassan eller att sätta ett senare leveransdatum på försäljningsordern och skriva ut en enkel orderbekräftelse till kunden. Antal levererat på ordern i NAV styrs av vilket val du gör här.

 
 
 

INSTÄLLNINGARNA

Inställningarna i integrationen är enkla men ändå kompletta där du själv avgör hur din butiks kassakvitton skall hanteras.

Alla fält har en informationstext så att du snabbt förstår dina valmöjligheter och alla inställningar som kräver ett värde för att fungera har självklart samma nya orange symbol som i Dynamics NAV 2015.

 

Licenser

Varje JobOffice Kassa kräver en licens och en anmälan till Skatteverket måste göras för varje kassa med dess licensnummer. JobOffice har en kostnadsfri serverbaserad kontrollenhet så du behöver inte ha någon egen om du inte absolut vill.

Varje butik där du har en eller flera kassor kräver en Microsoft Dynamics NAV, 2013 eller senare, licens för den användare som skall kommunicera med JobOffice Sync Center mot NAV via så kallade Webtjänster (WebServices). Om du vill att JobOffice Sync Center bokför försäljningsfakturorna med automatik behöver du en full licens för den användaren. Vill du bokföra försäljningsfakturorna manuellt/via batch inne i NAV så räcker det med en så kallad Limited User.

Installation av kassan

Programvaran hämtar du på joboffice.se

Kika gärna på systemkraven längst ner på sidan där du hämtar så att du ser att din dator uppfyller kraven. 
När du installerar JobOffice Kassa installeras också alla erforderliga program och komponenter som du behöver. Du aktiverar programvaran JobOffice Kassa, skapar ditt företag i kassan och lägger till integrationen för Microsoft Dynamics NAV.

För mer information om hur JobOffice Kassa och dess funktioner fungerar ber vi dig kika på våra instruktionsfilmer som du hittar på Youtube. Sök på JobbOffice (med två b) eller välj vår Youtube länk längst ner i sidfoten på joboffice.se

Vi rekommenderar också att du tar en startup och kom igång utbildning online med vår personal där vi under 45 minuter går igenom grunderna och det du bör tänka på när du startar upp din butik. Den här utbildningen kräver att du har all hårdvara som kvittoskrivare mm inkopplad, ansluten och provkörd i Demo företaget i JobOffice så att vi inte lägger din och vår tid i utbildningen på att konfigurera din hårdvara.

Hur sätts integrationen upp i praktiken?

För att du så enkelt och snabbt som möjligt skall sätta upp den här integrationen har vi här skrivit ner några rader hur du bör göra.

Vi rekommenderar inte att du sätter upp en testmiljö med olika bolag och servrar utan att du gör några få enkla tester mot ditt skarpa företag i NAV och sen går live. Vår metod nedan är enkel och fungerar. Se gärna tipsen sist i den här instruktionen så kanske det klargör lite hur vi tänker.

Börja med att lägga till integrationen mot Dynamics NAV inne i JobOffice Kassa.

Starta programvaran JobOffice Sync Center som du hittar under Start och mappen JobOffice. Placera en genväg till programmet i mappen Autostart under Start så att den alltid startas med Windows.

JobOffice Sync Center ligger nu som en orange ikon nere vid klockan och du bör anpassa så att den inte döljs efter en stund. Klicka i så fall på pilen för att visa dolda ikoner och anpassa JobOffice Sync Center så att den visar ikon och meddelanden.

Inställningsdialogen

Högerklicka på JobOffice Sync Center och välj att öppna dess inställningar. Varje fält i inställningarna har en förklaring och mer information till höger när du placerar markören i fälten. Nedan finner du ändå lite info om varje avsnitt i inställningarna och hur du bör använda dem i din första test.

JobOffice Kassa

Välj företag i JobOffice som integrationen skall arbete mot. Finns det gamla kvitton i databasen kommer du att få frågan om dessa skall överföras eller markerade som överförda och klara. Vi rekommenderar inte att du överför några gamla kvitton eftersom dessa kan ha artikelnummer som inte finns i NAV och andra saker som gör att de inte går att överföra. 

Schemaläggning

Aktivera inte schemaläggningen i det här skedet. Det görs först när allt är testat och det skall synkroniseras med automatik.

 

 

 

Anslutning till server

Ange inställningarna för kommunikationen och välj företag du vill integrera mot. Har du flera butiker behövs en användare per butik upplagda i NAV med en Limited licens. Har du version 2016 eller senare väljer du version 2015. 

Webbtjänster

Sätt upp webbtjänsterna i NAV med de sidor och nummer som anges. Namnen på bilden nedan är bara ett förslag, du namnger dem som du själv önskar. De tjänster där kryssrutan är grå är de som krävs för att integrationens basfunktioner skall kunna användas. Övriga tjänster som du kan bocka för är valbara om din verksamhet behöver funktionerna.

Prishantering

Ange hur du vill hämta priserna från NAV. Arbetar du med försäljningsprislistor måste prislistan vara vald på kunden för kontantförsäljningen i NAV. Har du flera butiker och en kund per butik kan du jobba mot samma eller separata prislistor.

Bokföringskonton för försäljningsfakturor

Ange de bokföringskonton som behövs enligt inställningarna. Har du flera butiker rekommenderar vi att du har egna konton per butik till en början så att du själv kan följa och se att dagsrapporten från kassan överensstämmer. I NAV måste du i kontoplanen ändra så att dessa konton går att använda på en försäljningsfaktura och att de inte belastas med moms.

Nya kunder

Ange namnet på de mallar du har i NAV för nya mallar. Det här är bara nödvändigt om du skall kunna skapa nya svenska och inhemska kunder inne i JobOffice Kassa.

Övrigt

Ange det kundnummer för de försäljningsfakturor som skall skapas av kassakvitton. Kunden skall vara inhemsk och ha ”Priser inkl moms” markerat under avsnittet Fakturering på kunden i NAV. Även här är det bra att ha en kund per butik om du har flera butiker så att du kan hålla isär försäljningen.

Du väljer lagerställe för butiken i inställningarna och markerar lagerstället i listan.

Kryssrutan ”Bokför fakturor” kan inte markeras om inte kodenhet Post_Sales_Dock är aktiverad under webbtjänster. Första gångerna du skickar över fakturor rekommenderar vi inte att du bokför med automatik utan att du slår på den här funktionen först senare när du ser att allt fungerar. 

 

Loggning

Allt som sker i kommunikationen mot NAV loggas i textfiler och du behöver därför ange en sökväg dit du vill placera filerna. Sökvägen är densamma som används inne i JobOffice Kassa.

När ett fel uppstå i kommunikationen med NAV skickas loggfilen till den epost adress du anger och vi rekommenderar att du anger en adress till din NAV partner. Anledningen är att alla fel som uppstår är felmeddelanden från NAV och dessa behöver din NAV partner ta hand om. 

Nu är du redo att provköra

Hämta register

Högerklicka på JobOffice Sync Center och välj ”Synkronisera allt…” för att hämta in samtliga artiklar, kunder, priser, streckkoder mm.

När det är klart högerklickar du igen på JobOffice Sync Center och väljer att visa loggfiler. I katalogen har du nu fått en fil som heter ”JobOffice Sync Center <dagens datum>.log”. Dubbeklicka på den filen för att öppna den i Anteckningar. Du ser nu vad som skett i detalj och hur lång tid det tog att utföra varje sak. Är listan lång måste du gå nederst för att visa den senaste loggningen.

Om du fått några fel här kan din NAV partner förstå vad dessa fel är och åtgärda dem i NAV. Välj ”Synkronisera allt…” på nytt efter att felet är åtgärdat i NAV och kontrollera längst ner i loggfilen att inga nya fel uppstått.

Skapa försäljningsfaktura

När alla register såsom artiklar, kunder mm finns i kassan utan några fel i loggfilen är det dags för dig att skapa ett kvitto i JobOffice Kassa. Välj en vara och sätt förslagsvis priset till 3kr. Betala ut kvittot med 1kr mot presentkort, 1kr mot kontant och resten mot kort så att vi får testat att alla tre betalsätten fungerar.

Högerklicka nu på JobOffice Sync Center och välj ”Synkronisera förändringar” som är samma rutin som körs när du senare slår på schemaläggningen. Det första synkroniseringen nu gör är att överföra ditt kvitto till en försäljningsfaktura i NAV. Kontrollera i loggfilen att inga fel har uppstått. Om det har det behöver dessa åtgärdas och du väljer därefter att synkronisera förändringar på nytt.

När inga fel finns i loggfilen är det dags att kika på försäljningsfakturan i NAV där du ser din artikel och dina tre betalsätt som nollar ut fakturan. Ta bort fakturan och de eventuella misslyckade fakturor som följd av de tidigare felen i loggfilen.

Testa nu att göra ett par tre, för din verksamhet, normala kvitton och synkronisera över dessa med JobOffice Sync Center. Kika på dem i NAV och se att allt är korrekt innan du tar bort dem.

I JobOffice Kassa sätter du dina testkvitton som ”Felslag” under fliken Kvitton så att de inte redovisas i dagsrapporten.

Dags att köra skarpt!

Du är nu klar med dina tester och det är dags att slå på schemaläggningen under inställningarna för JobOffice Sync Center. Det intervall du väljer bör vara i relation till hur lång tid en fullständig synkronisering tog i tid. Om exempelvis en fullständig synkronisering tog 16 minuter bör du inte ha tätare intervall för schemaläggningen än 30 minuter, annars kommer synkroniseringen att ligga igång hela tiden och jobba om och om igen vilket påverkar din prestanda på nätverket, servern och din NAV.

Det är nu också dags att aktivera bokföring av fakturor om du vill att det skall ske per automatik. Markera i så fall rutan under Övrigt. Gör dock inget mer testkvitto eftersom du inte kan ta bort den fakturan med mer än att du manuellt måste skapa en kredit i NAV.

Några tips

Om du absolut vill göra tester mot testföretag i NAV och kanske även kassan så går det självklart bra.
Några tips för att underlätta är då:

  • Server, port och serverinstans bör vara samma som både testföretaget och ditt skarpa. Annars riskerar du att lägga mycket tid på tester och sen lika mycket tid igen när du skall gå igång skarpt.
  • Ditt testföretag bör, om inte för att säga måste, vara en färsk säkerhetskopia av ditt skarpa bolag så att inte inställningar, mallar mm är olika.
  • Varje liten ändring du gör i testföretaget också direkt måste göras i ditt skarpa bolag, du riskerar annars att glömma det eller misstolka dina anteckningar. Har du båda bolagen i samma NAV instans är det enkelt att byta bolag. Har du en testserver och en skarp server tar det onödigt lång tid när dessa ändringar skall göras.
  • Lägg upp ett nytt testföretag i JobOffice Kassa med orgnr 555555-5555 och välj det här företaget i inställningarna för JobOffice Sync Center.

Support på integrationen

All support och hjälp med den här integrationen får du av din NAV partner.

Vi på JobOffice garanterar integrationens tekniska funktion och funktionalitet men ger ingen support på den.

Anledningen är enkel!

Alla eventuella fel som uppstår och presenteras i loggfilen är alltid från NAV och vi på JobOffice kan inte NAV och skulle ändå inte hitta var eller varför felet uppstår i kommunikationen mot NAV.

Exempel på fel i loggfilen

FEL: Det gick inte att bokföra försäljningsfaktura 5261 - Microsoft Dynamics NAV Business Web Services attempted to issue a client callback to show a confirmation dialog box: One or more reservation entries exist for the item with No. = D5393, Location Code = STORE-01, Variant Code =  which may be disrupted if you post this negative adjustment. Do you want to continue? (CodeUnit 80 Sales-Post). Client callbacks are not supported on Microsoft Dynamics NAV Business Web Services.

Första delen i fetstil är JobOffice som talar om att den försöker göra något.  Andra delen kommer just från NAV där det står vad felet är och som ni förstår är det något som måste åtgärdas i NAV, inte av oss på JobOffice.

FEL: Ett allvarlig fel uppstod i kommunikationen - The remote name could not be resolved: 'minserver.foretag.se'

Även här är det ett fel som vi på JobOffice inte kan påverka, NAV servern med sin WebService är inte tillgänglig. Just det här felet "could not be resolved" uppstår om den DNS server som har hand om din domän ligger nere längre tid än vad som står i TTL (Time To Live) i DNS servern. Er domän "förfaller" då och är inte tillgänglig. Så fort DNS servern är uppe och snurrar igen så går det att få tag i domänen igen.

FEL: Försöker skapa försäljningsfaktura för kvitto 60 - Gen. Prod. Posting Group must have a value in Item: No.=3238006. It cannot be zero or empty.

Här försöker JobOffice skape en faktura men artikeln har inte en produkt mall vald och då uppstår det här felet. Ni som kund eller er NAV partner måste då uppdatera artikelns produkt mall. Fakturan skapas nästa gång som synken körs enligt schemaläggningen.

FEL: Försöker skapa försäljningsfaktura för kvitto 3 - Field LineDiscExists is readonly!

Samma fel får du i NAV om du försöker sätta rabatt procent på en artikel på fakturan. Er NAV partner behöver ändra fältet (LineDiscExists=Control90) på formuläret till Editable=True.

FEL: Det gick inte att bokföra försäljningsfaktura 9710515 - Location Code måste ha ett värde i Sales Line: Document Type=Invoice, Document No.=9710515, Line No.=10000. Det får inte vara noll eller tomt.

Du har glömt att välja lagerställe, dvs butiken lagerställe, i JobOffice Sync Centers inställningar.

resurser

Här hittar du de resursfiler vi tillhandahåller. När det gäller .fob filer skall dessa importeras med försiktighet av din NAV partner så att de inte krockar med några andra resurser i NAV.

CodeUnit 50010 Post_Sales_Doc för NAV2013R2

CodeUnit 50010 Post_Sales_Doc för NAV2015

Skillnaden mellan dessa CodeUnits är att NAV la till summor på order och fakturabilden vilket måste hanteras olika av oss när vi skapar order och fakturor samt bokför dessa. Du behöver därför i inställningarna för server anslutning ange om du har version 2013R2/2015 eller senare version. Har du version 2016 eller senare väljer du alltså 2015.

nyheter och ändringar

Vi utvecklar och förbättrar löpande den här integrationen och vi ger dig nedan ett axplock av saker vi lagt till efter att bilderna ovanför togs.

April 2016

  • Nytt i inställningarna för JobOffice Sync Center är att du kan ange om du vill filtrera artiklar som hämtas från NAV och Lagerställeenhetslistan. Bra för dig med stora artikelregister och där du inte vill få över alla artiklar från NAV till kassan.
     
  • Nytt i kassan är nu att du kan filtrera varulistan och bara visa dem som finns i butiken och där antal i butikens lager är större än noll.
     
  • Nytt i inställningarna för JobOffice Sync Center är att du kan ange om du vill att säljarkoden i NAV på fakturan skall vara kassörens namn från kassan. 

Maj 2016

  • Tillägg för identifikationskontroll som nu finns med på följesedeln till butiken.
     
  • Väljer du en kund i kassan innan du påbörjar ett kvitto hämtas priserna i realtid in på kvittobilden om du använder försäljningsprislistan i NAV. Väljer du att lägga en order i NAV från kassan hämtas priserna innan följesedeln skrivs ut.
     
  • Försäljningsprislistan i NAV kan nu filtreras på slutdatum vilket gör att du kan ha flera priser på samma kundprisgrupp. Det här gäller även för andra kunder än kontantkunden när priserna hämtas in till kassan.